Plan de mejora para el manejo de la información documentada de G4S

Abstract

G4S Colombia es una empresa de seguridad que cuenta con un sistema integrado de gestión sólido, cuyo fin ha sido el mantener las certificaciones obtenidas a lo largo de los años. En la auditoria de la norma ISO 9001 se reportó un hallazgo relacionado con el manejo de la información documentada, esta problemática se ha mantenido a pesar de la aplicación de propuestas de mejora previas. El objetivo de este documento es proponer una mejora al proceso de gestión documental para evitar las no conformidades, se llegó a esto realizando un diagnóstico de la situación actual, para lo cual se utilizaron herramientas de la ingeniería industrial con las que se abordó el contexto de la empresa, analizándolo desde diferentes perspectivas. A partir de los resultados, se propusieron alternativas que van enfocadas directamente a las causas raíz, considerando los recursos con los que cuenta el área del Sistema Integrado de Gestión (ya sean de naturaleza financiera, humana o tecnológica). Es importante destacar que, al ser una multinacional, esta organización depende de su casa matriz para tomar decisiones importantes, pues debe haber una uniformidad de procesos entre todos los países en los que está presente. Bajo esta premisa, las soluciones que se propusieron fueron el hacer pequeños cambios de las responsabilidades laborales de algunos empleados que tuvieran una relación más directa con la información documentada y también se propuso el cambiar la plataforma utilizada actualmente, esto es alcanzable porque el área ya había considerado esta posibilidad.