Mejora de la herramienta control de mando integral de la jefatura de administración documental de la Universidad de los Andes

Abstract

Se realizó la investigación con el objetivo de actualizar y mejorar la herramienta Control de Mando Integral con el fin de que pueda generar información relevante y confiable para la Jefatura de Administración Documental de la Universidad de Los Andes. En la parte metodológica se efectuó un estudio descriptivo bajo la modalidad de estudio de caso, en donde la recolección de información se llevó a cabo mediante la revisión bibliográfica y documental. A través de un estudio de diagnóstico, se pudieron, las falencias de la herramienta, como fueron las deficiencias en la actualización de los datos estándar suministrados a las tablas con las cuales la herramienta opera. Igualmente, se detectaron otros tipos de problemas como la duplicidad de actividades entre las funciones de Tiempos y de Costos con respecto al cálculo de los costos de algunos procesos, entre otros.

A partir de esta información se trazaron acciones de intervención, con la actualización y validación de datos estándar y de los principales procedimientos realizados por la herramienta. La mejora se encaminó a intervenir y corregir aspectos puntuales detectados como falencias. Dentro de esta fase se incluyó la adecuación de la totalidad de los actores que participan en los proyectos de organización, para que las fórmulas de costeó se basen en datos completos de entrada. También se eliminó la duplicidad de procesos en que incurrían las funciones de Tiempos y de Costos, dejando la función de Tiempos únicamente para el cálculo de los tiempos que deben cumplir las diferentes partes y la totalidad de los proyectos de organización. Estas acciones de intervención, entre otras, permitieron actualizar y mejora el funcionamiento de las herramientas de costos de la mencionada dependencia, con lo que se podrá en adelante garantizar su confiabilidad, generando información relevante para utilidad de sus usuarios.