Óptimo

Abstract

El asunto que plantea éste proyecto es sobre la trazabilidad e información y la forma en que se le comunica y alerta al usuario de una organización las etapas del proceso de la correspondencia que el mismo envía o recibe tanto interna como externamente, el proyecto comenzó desde la observación y el análisis de la actividad en el área de correspondencia de la empresa QBE Seguros, estudiando las etapas de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones físicas que llegan y salen de cada uno de los individuos de la Empresa, así mismo nació de la necesidad de que las personas que trabajan allí estuvieran avisadas constantemente de la evolución de éstos requerimientos ya que por lo general y en la mayoría de los casos se presentaban retrasos y en algunas ocasiones habían olvidos por parte de las personas en el caso de responder o dar trámite a uno de éstos procesos lo cual se consideraba para el área de correspondencia como información ignorada por parte del empleado y para otras áreas o entidades externas a la propia Empresa donde se inicio el análisis como un error por parte del funcionario lo cual por supuesto podía acarrear inconvenientes para las personas y para las tareas que desempeñaban, esto también causa que el individuo de trámite a sus requerimientos a última hora lo cual hace que se acumule el trabajo e interrumpe el proceso del mismo en otras áreas y/o a otros funcionarios los cuales también deben dar respuesta sobre el tiempo.