Mejoramiento de la administración documental de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015

Abstract

Para el desarrollo de este trabajo se realizó análisis general, diagnóstico y propuesta de gestión documental como parte Integral del Sistema de Gestión de Calidad, con base en los requisitos de la NTC 9001:2015, para RCN Radio S.A.S., el objetivo de la propuesta es organizar los documentos existentes tales como: caracterizaciones de procesos, políticas, procedimientos, manuales y descriptivos funcionales. Es importante para la empresa lograr un desarrollo óptimo de la información contenida en los documentos y la consolidación eficiente para consulta en cualquier momento, de acuerdo con los perfiles de rol y asignaciones por cargos. Durante el desarrollo del proyecto, se tuvieron en cuenta las necesidades de la organización, la documentación asociada a cada proceso y su relación con los requisitos de la Norma Técnica Colombiana, por otra parte, la importancia de establecer una estructura documental, que oriente la correcta ejecución de las tareas asignadas para cada colaborador, de esta manera, se busca la mejora continua, al llevar un control y medición para conocer la disponibilidad de un documento especifico. Cuando un colaborador necesita consultar algún documento, es importante e imperativo contar con disponibilidad permanente y actualizada, asimismo, que los mismos cuenten con una estructura documental clara y de fácil entendimiento. Las expectativas que tiene la empresa sobre este proyecto son altas y de mucho provecho en el corto, mediano y largo plazo, al tener una base de datos consolidada de los documentos que soportan los procesos, para el cumplimiento gradual de lo establecido en la norma de calidad, mediante la aplicación de los principios, directrices y requisitos de esta.