Propuesta de mejoramiento de gestión documental en el proceso de vinculación y actualización de los clientes de Almaviva

Abstract

En la actualidad, el control de información es imprescindible para el desarrollo del valor agregado en cualquier organización. Razón por la cual, este trabajo está enfocado a la gestión documental de vinculación y actualización de clientes de Almaviva, operador logístico, filial del Banco de Bogotá. Proceso deficiente por el cual, la compañía se encuentra glosada en la última auditoría externa realizada por el Grupo Aval. Con el pasar de los años, Almaviva ha crecido y con ella han aumentado los requisitos a cumplir legalmente ya que es vigilada por la Súper Intendencia Financiera por ser un Almacén General de Depósito (AGD). Actualmente, en Colombia solo hay cuatros de estos. Un AGD tiene como objeto el depósito, la conservación y custodia, el manejo y distribución y la compra y venta de mercancías y productos de procedencia nacional o extranjera por cuenta de sus clientes. Asimismo, en Almaviva la documentación obligatoria para los clientes es más exhaustiva y rigurosa debido a que por servicios de importación y exportación es auditada por la Superintendencia de Industria y Comercio y Almaviva debe garantizar que ella y sus clientes no presentan relación con delitos como financiación a terrorismo, narcotráfico y contrabando. Por esto, el estudio y la investigación de los clientes debe cumplir con unos parámetros determinados que garanticen la fiabilidad de sus operaciones.